Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Multimedia Yilmaz (Einzelunternehmen)
Wehntalerstrasse 218
8106 Adlikon b. Regensdorf (ZH), Schweiz
E-Mail: support@ynovation.ch · UID: CHE-227.701.941

Marke: Ynovation · Produkt: KITAY

2. Rollen: Kita als Verantwortliche, KITAY als Auftragsbearbeiterin

KITAY ist eine Software-as-a-Service-Lösung für Kindertagesstätten. Für die Daten, die eine Kita in KITAY erfasst (insbesondere Daten zu Kindern, Eltern und Mitarbeitenden), ist die jeweilige Kita die verantwortliche Stelle. Wir verarbeiten diese Daten ausschliesslich im Auftrag und nach Weisung der Kita als Auftragsbearbeiterin (Art. 9 revDSG, Art. 28 DSGVO).

Für unsere eigenen Kundendaten (Vertrag, Rechnungsstellung, Support) sind wir selbst verantwortliche Stelle.

Eltern und Mitarbeitende wenden sich mit Auskunfts- oder Löschbegehren bitte zuerst an ihre Kita.

3. Welche Daten wir bearbeiten

• Konto- und Zugangsdaten: Name, E-Mail oder Benutzername, Rolle, Passwort-Hash, optional Telefonnummer und Profilbild, Zwei-Faktor-Einstellungen.
• Kinderdaten: Name, Geburtsdatum, Gruppe, Standort, Eintritts-/ Austrittsdatum, Nationalitäten, Sprachen, Notfallkontakte und Abholberechtigungen.
• Gesundheitsbezogene Daten (besonders schützenswert): Allergien, medizinische Hinweise, Ernährungshinweise, Abwesenheitsgründe (z. B. Krankheit) sowie Pflegeeinträge (Windeln, Mahlzeiten, Schlaf).
• Tagesdokumentation: An- und Abwesenheiten, Aktivitäten, Tagesberichte, interne Notizen.
• Fotos und Dokumente: Bilder von Kindern und Aktivitäten, PDF-Anhänge (z. B. Menükarten, Rechnungen, Mitarbeitendendokumente).
• Kommunikation: Chat-Nachrichten und Anhänge zwischen Kita und Eltern bzw. im Team.
• Abrechnung: Rechnungen, Zahlungsstatus; Zahlungsabwicklung über Stripe (Kartendaten werden nie von uns gespeichert).
• Technische Daten: Server-Logs, Zeitstempel, Audit-Log (sicherheitsrelevante Aktionen), Push-Token der App.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Bearbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung gegenüber der Kita (Betrieb der Kita-Verwaltung, Tagesdokumentation, Kommunikation, Abrechnung), zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. Aufbewahrung von Rechnungen) sowie aufgrund berechtigter Interessen an Sicherheit und Betriebsstabilität. Besonders schützenswerte Daten (Gesundheitsdaten) werden ausschliesslich zur Betreuung der Kinder und auf Grundlage der von der Kita eingeholten Einwilligung bearbeitet.

5. Sichtbarkeit und Zugriff

Zugriffe sind rollenbasiert beschränkt: Eltern sehen ausschliesslich Daten ihrer eigenen Kinder sowie ausdrücklich für sie freigegebene Inhalte. Interne Notizen und Team-Informationen sind für Eltern nie sichtbar. Fotos sind standardmässig nur intern sichtbar und werden erst nach ausdrücklicher Freigabe für die Eltern einer Gruppe zugänglich. Jede Kita sieht ausschliesslich ihre eigenen Daten (Mandantentrennung).

6. Auftragsbearbeiter und Hosting

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein:

• Vercel Inc. (USA) — Hosting der Anwendung; Ausführung in der Region Frankfurt (EU).
• Neon Inc. (USA) — Datenbank-Hosting (EU-Region).
• Cloudflare, Inc. (USA) — Speicherung von Fotos und Dokumenten (R2).
• Stripe, Inc. (USA/Irland) — Zahlungsabwicklung.
• Expo (650 Industries, Inc.) (USA) — Zustellung von Push-Benachrichtigungen an die App (es wird nur ein Gerätetoken und der Mitteilungstext übermittelt).
• E-Mail-Versand über den von der Kita bzw. von uns konfigurierten SMTP-Dienst.

Soweit Daten in Länder ausserhalb der Schweiz/des EWR übermittelt werden, stützen wir uns auf Standardvertragsklauseln bzw. anerkannte Angemessenheitsbeschlüsse.

7. Zusätzliche Hinweise zur mobilen App

• Keine separate Datenhaltung: Die App nutzt dieselbe Datenbank und dieselben Schnittstellen wie die Web-Anwendung.
• Kamera und Fotomediathek: Zugriff erfolgt nur, wenn Sie ein Foto aufnehmen oder auswählen, und ausschliesslich zum Hochladen in KITAY.
• Push-Benachrichtigungen: Nur nach Ihrer Zustimmung. Wir speichern dafür ein Gerätetoken, das Sie mit dem Abmelden wieder entfernen.
• Face ID / Fingerabdruck: Die biometrische Prüfung erfolgt ausschliesslich lokal durch Ihr Gerät. Biometrische Merkmale werden weder an uns übertragen noch von uns gespeichert.
• Kein Tracking: Die App enthält keine Werbung, kein Analyse-Tracking und keine Weitergabe von Daten zu Werbezwecken.

8. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Daten nur so lange auf, wie es für die genannten Zwecke, die Vertragsdauer mit der Kita oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insbesondere 10 Jahre für Rechnungsdaten) erforderlich ist. Operative Tagesdaten werden nach den Vorgaben der Kita regelmässig bereinigt. Nach Vertragsende werden die Daten der Kita gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

9. Datensicherheit

Übertragung ausschliesslich verschlüsselt (TLS/HTTPS). Passwörter werden nur als Hash (bcrypt) gespeichert, Geheimnisse verschlüsselt (AES-256-GCM). Zugriff ist rollenbasiert und mandantengetrennt; optional stehen Zwei-Faktor-Authentisierung (Passkey oder Authenticator-App) sowie sicherheitsrelevante Protokollierung zur Verfügung.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Betrifft Ihr Anliegen Daten, die eine Kita erfasst hat, wenden Sie sich bitte zuerst an diese Kita; wir unterstützen die Kita bei der Erfüllung Ihrer Rechte. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu (Schweiz: EDÖB).

11. Kontakt

Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an: support@ynovation.ch

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen oder die Rechtslage ändern. Massgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.